En el ámbito empresarial, el principal objetivo es aumentar la productividad. Con este propósito, hoy en día, las compañías se concentran en la estandarización de procesos, ya que esto facilita alcanzar eficiencia, calidad y uniformidad en cada operación.
Considerada de esa manera, la estandarización de procesos actúa como el pilar fundamental de cualquier empresa que desee delinear de forma clara y precisa sus actividades y procedimientos, con el propósito de ejecutar acciones de la misma forma en cada instancia.
Debido al crecimiento de estos tipos de procesos, AK Digital es una compañía especializada en transformación digital y busca establecer una cultura de innovación en las empresas, mientras incrementa su rendimiento. Si deseas entender la importancia de tener procesos estandarizados, sus ventajas y la manera de aplicarlos en tus negocios, no te pierdas esta información.
¿Qué es la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados actúan como una guía que utilizan varias empresas para realizar sus tareas de manera eficaz y coherente. Implica definir una serie de pasos establecidos, como un sistema, para cada actividad, abarcando desde la producción hasta la atención al cliente.
¿Cuáles son los beneficios de contar con procesos estandarizados?
Un tema que siempre inquieta a los dueños de negocios es asegurar la calidad de sus servicios. Con la estandarización de los procesos, esta inquietud se disipa, pues asegura que todo se realice de la misma manera. Asimismo, estas son sus ventajas más destacadas:
- Aumento de eficiencia: se optimizan los flujos de trabajo, eliminando actividades superfluas y elevando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: siguiendo normas predefinidas, se obtienen resultados fiables, reduciendo la variabilidad y los errores, lo que mejora notablemente la calidad del servicio y los productos.
- Facilidad de instrucción: proporciona una guía clara y precisa que permite a los nuevos empleados adaptarse rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer detalladamente la ejecución de las tareas facilita la toma de decisiones informadas y realistas, agilizando la resolución de problemas potenciales.
- Facilidad de implementación de cambios: con todo organizado y detallado, es sencillo identificar cómo impactarán los cambios y mejoras previstos.
¿Cómo se lleva a cabo la implementación de la estandarización de procesos?
Para estandarizar los procesos dentro de una empresa, es esencial considerar diversos factores, como las necesidades particulares de la compañía. A continuación, se presentan los pasos más fundamentales:
Identificación de procesos clave
Lo primero que debe hacerse es conocer los pasos de los procesos más importantes de la empresa. Para llevarlo a cabo, es útil emplear diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que así podrás evaluar cada etapa y tarea, cuáles son sus puntos fuertes, débiles, cuello de botella e incluso oportunidades de mejora.
Elaboración de los objetivos
Determina qué deseas alcanzar en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez identificado, será fundamental crear documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de desempeño. Finalmente, se deben establecer las KPI, ya que son esenciales para evaluar el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Creación de manuales concisos, claros y detallados, fáciles de seguir y entender. En dichos manuales deben estar descritos cada uno de los pasos y tareas, de manera que sea fácil detectar una falla en caso que aparezca. Además, es útil para capacitar a los equipos involucrados, para que así cada uno sepa cuáles son los nuevos estándares. Para lograrlo, la comunicación es clave, por lo que es fundamental utilizar diversos canales de comunicación para mantener informados a todos (la nube es una herramienta).
Implementación
Es aconsejable comenzar con un piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala para corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Esto es esencial para una transición gradual, ya que se debe cambiar a una nueva estructura sin que el impacto se sienta demasiado.
Supervisión y mejora continua
Periódicamente, es importante evaluar las KPI para compararlas con los objetivos previamente establecidos. Si hay desviaciones, se pueden identificar sus causas y tomar las medidas necesarias para corregirlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: eleva tu empresa al siguiente nivel
Tener procesos estandarizados va más allá de solo documentar tareas de manera uniforme. En efecto, se trata de establecer criterios claros de desempeño, evaluar el éxito mediante métricas y asignar responsabilidades específicas a los equipos implicados.
Desde la optimización del flujo de trabajo hasta la satisfacción de los clientes, la estandarización de los procesos es clave en la industria actual, y empresas como AK Digital lo hacen posible. Esta firma conoce las herramientas tecnológicas de integración que te permiten obtener eficiencia y maximizar la productividad de tu compañía mediante la optimización de procesos.
Si deseas descubrir cómo AK Digital puede asistir a tu empresa para alcanzar el siguiente nivel y aprovechar los beneficios de los procesos estandarizados, no dudes en contactarlos a través de su página web.
.jpg "Ventanas de aluminio")